Brauchen wir Individualsoftware oder reicht eine Standard-Plattform für Prozessdigitalisierung?

Oft reicht eine Konfiguration vorhandener Tools wie Microsoft Power Automate, Make.com, n8n oder Zapier. Manchmal lohnt sich Custom Code.

Wie misst man den Erfolg einer Prozessdigitalisierung?

Mit klaren KPIs: Bearbeitungszeit, Fehlerquote, manuelle Touchpoints und Kosten pro Vorgang — Baseline im Workshop definieren und nach 3 und 6 Monaten gegenmessen.

Wie lange dauert eine Prozessdigitalisierung?

4 bis 12 Wochen bis zum produktiven MVP, anschließend iterativer Rollout über weitere Teams.

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Prozessdigitalisierung

Excel-Listen, E-Mail-Pingpong, Papierformulare und mehrfach gepflegte Tools — viele Mittelständler verlieren täglich Stunden an Aufgaben, die Software übernehmen könnte. Wir analysieren, designen und implementieren digitale Workflows, die messbar Zeit und Kosten sparen.

50–90%

// zeitersparnis

DATEV

// + SAP, M365

4–12

// wochen bis MVP

Was bedeutet Prozessdigitalisierung konkret?

Prozessdigitalisierung bedeutet, manuelle, analoge oder hybride Abläufe in vollständig digitale Workflows zu überführen. Das ist mehr als „Word-Dokument durch PDF ersetzen": Es geht um die Reorganisation des gesamten Informationsflusses zwischen Menschen, Systemen und Abteilungen.

Typische Ergebnisse: 50–90 % Zeitersparnis bei repetitiven Tätigkeiten, kürzere Durchlaufzeiten, weniger Fehler, bessere Auswertbarkeit und zufriedenere Mitarbeiter:innen.

Prozesse, die wir typischerweise digitalisieren

Angebotsprozess
Lead → Angebot → Auftrag in einem zentralen Tool statt Word-Templates.
Rechnungsprozess
Eingangsrechnungen automatisch erfassen, prüfen, freigeben, an DATEV.
Personalprozesse
Urlaub, Krankmeldung, Zeiterfassung, Onboarding — digital und revisionssicher.
Lieferanten- & Bestellprozess
Bestellanforderung, Freigabe, Wareneingang — durchgängig digital.
Kunden-Onboarding
Vertragsabschluss, Dokumenten-Upload, Account-Aktivierung.
Wartung & Service
Tickets, Dispatch, Außendienst-App, Reporting.

Schnittstellen, die wir routiniert anbinden

Prozessdigitalisierung funktioniert nur, wenn vorhandene Systeme integriert werden — nicht durch eine weitere Insel.

Buchhaltung & ERP: DATEV, SAP, Microsoft Dynamics, Lexware, Sage, sevDesk, lexoffice
CRM: HubSpot, Salesforce, Pipedrive, CentralStation, Microsoft Dynamics 365
Collaboration: Microsoft 365, Google Workspace, Slack, Notion
Payment: Stripe, Mollie, PayPal, Adyen, Klarna, GoCardless
Logistik: DHL, UPS, DPD, GLS, Hermes — Versand-APIs und Tracking
Identity: Microsoft Entra ID, Google SSO, Keycloak, OAuth, SAML

Vorgehen: Vom Workshop zum produktiven Workflow

step 01
Discovery-Workshop (1–2 Tage)
Ist-Prozess mappen, Engpässe identifizieren, nach ROI priorisieren.
step 02
Soll-Design (1–2 Wochen)
Workflow-Skizze, Schnittstellen-Auswahl, Effort-Schätzung.
step 03
MVP-Entwicklung (4–12 Wochen)
Schlanke Erstversion in einer Pilot-Abteilung testen.
step 04
Rollout & Schulung
Ausweitung auf weitere Teams, Dokumentation, Trainings.
step 05
Iteration & Betrieb
Auswertung, Optimierung, Erweiterung auf Basis echter Nutzungsdaten.

Häufige Fragen

Brauchen wir Individualsoftware oder reicht eine Standard-Plattform?

Oft reicht eine Konfiguration vorhandener Tools (Microsoft Power Automate, Make.com, n8n, Zapier). Manchmal lohnt sich Custom Code. Wir empfehlen ehrlich — auch wenn das gegen unser Geschäftsmodell spricht.

Wie messen wir den Erfolg?

Mit klaren KPIs: Bearbeitungszeit, Fehlerquote, manuelle Touchpoints, Kosten pro Vorgang. Baseline im Workshop definieren, nach 3 und 6 Monaten gegenmessen.

Was passiert mit unseren Bestandsdaten?

Migration ist Teil jedes Projekts. Wir importieren aus Excel, Access, Altsystemen oder Papier (per Scan + OCR). Datenschutz und Aufbewahrungsfristen werden mitgedacht.

Wie überzeugen wir skeptische Mitarbeiter:innen?

Frühe Einbindung. Wir interviewen die späteren Nutzer:innen, lassen sie an Prototypen testen und designen für ihren Alltag.