Procesu digitalizācija Latvijai
Excel saraksti, e-pasta pingpongs, papīra veidlapas un divkārt uzturēti rīki — daudzi vidējie uzņēmumi katru dienu zaudē stundas uzdevumos, ko varētu paveikt programmatūra. Mēs analizējam, projektējam un ieviešam digitālas darba plūsmas, kas izmērāmi ietaupa laiku un izmaksas.
Ko konkrēti nozīmē procesu digitalizācija?
Procesu digitalizācija nozīmē pārveidot manuālas, analogas vai hibrīdas darbplūsmas pilnīgi digitālās. Tas ir vairāk nekā „Word dokumenta aizstāšana ar PDF": tā ir visas informācijas plūsmas pārorganizācija starp cilvēkiem, sistēmām un nodaļām.
Tipiski rezultāti: 50–90 % laika ietaupījums atkārtotos uzdevumos, īsāki cikla laiki, mazāk kļūdu, labāka atskaitīšana un apmierinātāki darbinieki.
Procesi, ko parasti digitalizējam
- Piedāvājumu process
Lead → piedāvājums → pasūtījums vienā centrālā rīkā Word veidņu vietā. - Rēķinu process
Ienākošie rēķini tiek reģistrēti, pārbaudīti, apstiprināti un nosūtīti uz DATEV automātiski. - HR procesi
Atvaļinājumi, slimības lapas, laika uzskaite, onboarding — digitāli un revīzijas drošā veidā. - Iepirkumi & pasūtījumi
Pieprasījums, apstiprinājums, preču saņemšana — pilnīgi digitāli. - Klienta onboarding
Līguma parakstīšana, dokumentu augšupielāde, konta aktivizēšana. - Apkope & serviss
Pieteikumi, dispatch, lauka tehniķu lietotne, atskaites.
Integrācijas, ko piegādājam rutīnveidā
Procesu digitalizācija darbojas tikai tad, ja esošās sistēmas ir integrētas — nevis pievienojot vēl vienu salu.
- Grāmatvedība & ERP: DATEV, SAP, Microsoft Dynamics, Lexware, Sage, sevDesk, lexoffice
- CRM: HubSpot, Salesforce, Pipedrive, CentralStation, Microsoft Dynamics 365
- Sadarbība: Microsoft 365, Google Workspace, Slack, Notion
- Maksājumi: Stripe, Mollie, PayPal, Adyen, Klarna, GoCardless
- Loģistika: DHL, UPS, DPD, GLS, Hermes — piegādes API un izsekošana
- Identitāte: Microsoft Entra ID, Google SSO, Keycloak, OAuth, SAML
Pieeja: no darbnīcas līdz produktīvai darbplūsmai
- step 01Discovery darbnīca (1–2 dienas)
Kartēt pašreizējo procesu, identificēt šaurās vietas, prioritāte pēc ROI. - step 02Mērķa dizains (1–2 nedēļas)
Darbplūsmas skice, integrāciju izvēle, darba apjoma novērtējums. - step 03MVP izstrāde (4–12 nedēļas)
Slaida pirmā versija, piloteta vienā nodaļā. - step 04Ieviešana & apmācība
Paplašināšana uz citām komandām, dokumentācija, apmācības. - step 05Iterācija & ekspluatācija
Mērīt, optimizēt un paplašināt, balstoties uz reāliem lietošanas datiem.
Biežāk uzdotie jautājumi
Vai mums vajag pielāgotu programmatūru vai pietiek ar standarta platformu?
Bieži vien pietiek ar esošo rīku (Microsoft Power Automate, Make.com, n8n, Zapier) konfigurēšanu. Reizēm pielāgots kods atmaksājas. Mēs ieteicam godīgi — pat tad, ja tas runā pret mūsu pašu pakalpojumu.
Kā mērīt panākumus?
Ar skaidriem KPI: cikla laiks, kļūdu īpatsvars, manuālie pieskāriena punkti, izmaksas uz lietu. Bāzes līniju nosaka darbnīcā un atkārtoti mēra pēc 3 un 6 mēnešiem.
Kas notiek ar mūsu esošajiem datiem?
Migrācija ir daļa no katra projekta. Mēs importējam no Excel, Access, mantotām sistēmām vai papīra (skenēšana + OCR). Datu aizsardzību un glabāšanas termiņus ņemam vērā jau no pirmās dienas.
Kā pārliecināt skeptiskos darbiniekus?
Agrīna iesaistīšana. Mēs intervējam topošos lietotājus, ļaujam viņiem izmēģināt prototipus un projektējam ap viņu ikdienas darbu.
